Es el área responsable de administrar los espacios con los que cuenta la sede, para actividades académicas y administrativas; brinda la asesoría y logística necesarias para adelantar de manera adecuada y exitosa los eventos de la institución.
Antes de solicitar su reserva o iniciar un evento, verifica la disponibilidad en el Área de Logística (Tel: 466 92 00, extensiones 4050, 4255 y 4133).
La garantía de reserva de un espacio solo se dará mediante un código, de acuerdo con la actividad: para eventos (EV-[año vigente]- XXX) o para reserva de espacios (CM-[año vigente]- XXX) generado por el área, en los tiempos establecidos.
En todos los casos el usuario responsable del evento o la reserva deberá solicitar en la oficina infraestructura tecnológica el portátil, mediante la firma en la planilla correspondiente.
Se considera un EVENTO a las actividades como grados, semana de la salud, bienvenida estudiantes nuevos, semana del emprendimiento, conferencias con invitados externos, semana de la comunicación, noche de la excelencia, integración de fin de año etc., que requieran de ayudas especiales como tarimas, carpas, sonido, luces, paneles, flores, estaciones de café, etc.
Este tiempo NO contempla los servicios del área de Comunicaciones (Impresos, pendones, piezas publicitarias) que requieren tiempos diferentes y deben ser tramitados directamente con esta área.
AL HACER LA SOLICITUD, TENGA EN CUENTA:
- La solicitud debe hacerse y presentarse mínimo con 20 días hábiles de anticipación, con el fin de coordinar las áreas que se deban involucrar, para asegurar el éxito del evento, asegúrese de que cuenta con la aprobación y presupuesto necesario para la actividad.
- Registre su evento AQUÍ y haga clic en el botón "Enviar".
- Una vez registre el evento, por favor diligencie el formato SOLICITUD LOGÍSTICA DE EVENTOS.
- Una vez diligenciado, imprímalo y preséntelo personalmente para radicación en la Coordinación de Logística & Servicios Generales. Separe cita de 30 minutos al correo veronica.romero@uniminuto.edu para hacer la entrega de la solicitud. Por favor tener en cuenta el horario de recepción de lunes a viernes de 10:00 a.m. a 12:00 m.
- Antes de entregar la solicitud por favor verifique que cuenta con el presupuesto necesario para el evento. Si NO se tiene presupuesto, la solicitud NO será recibida.
Este servicio está diseñado para actividades eventuales, académicas o administrativas, que solo requieran de un espacio temporal con las ayudas permanentes provistas en cada espacio (PC, video beam o televisor).
PARA SOLICITAR UN ESPACIO, TENGA EN CUENTA:
- Hacer la reserva con mínimo tres (03) días de anticipación y máximo diez (10) días. Es importante que haga su reserva en los tiempos establecidos.
- No se programan clases regulares para los auditorios.
- Diligencie el FORMULARIO para reserva de espacios (aulas, auditorios, plazoletas, salas de sistemas) y haga clic en el botón "Enviar".
- En todos los casos el responsable del evento o la reserva deberá solicitar el portátil en la Oficina de Infraestructura Tecnológica, mediante la firma en la planilla correspondiente.
Este servicio está diseñado para actividades académicas. Los elementos del laboratorio quedan bajo la responsabilidad de quien realice la reserva, en caso de presentarse pérdidas o daños se responsabilizará de reponer o reparar lo faltante.
Haz la reserva AQUÍ
Recuerde los tiempos mínimos establecidos antes del evento para realizar la entrega del formato impreso, con el fin de que se realicen con tiempo los procesos de compra y contratación requeridos.
Nota: Por favor lea el procedimiento GESTIÓN DE EVENTOS, le será una guía útil para solicitar el servicio.
