Optimización de la Cadena de Valor

 

Modernizar e integrar el sistema UNIMINUTO bajo una metodología de levantamiento y mejoramiento de los procesos y la optimización de la cadena de valor, generando un modelo de gestión por procesos y el fortalecimiento organizacional, en cumplimiento del Reto 15 Desarrollo del Sistema del Plan de Desarrollo.

  • Sensibilizar sobre el respeto y gobierno de los procesos a los colaboradores del sistema. Generando una Nueva Cultura frente a los mismos. “Son más importantes los PROCESOS que los líderes funcionales”.
  • Desarrollar y documentar una metodología para el levantamiento y mejoramiento de los procesos, adoptando las buenas prácticas del SIPOC, RASCI y SEIS SIGMA para la gestión por procesos.
  • Generar una nueva cadena de valor, teniendo en cuenta el cumplimiento de los Requisitos del Cliente, el Plan de Desarrollo, los Factores de Acreditación, la Norma ISO 9001:2015, los Requisitos Normativos de la Institución y el desarrollo de la operación local de las sedes.
  • Generar un Sistema Integrado de Gestión académico y calidad.

Definiciones Rigurosas

 Cultura Frente a los Procesos

 Cadena de Valor

 

El Modelo de Operación, comprende un enfoque basado en procesos. Comprendiéndolos como el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, utilizando entradas para proporcionar salidas que generan valor agregado. Permitiendo a Uniminuto definir su cadena de valor como una representación gráfica de los macro procesos en sus tres niveles (estratégicos, misionales y de apoyo) para facilitar su operación, el logro de sus estrategias y metas.

Arquitectura Documental

Modelo de Gobierno

El Modelo de Gobierno, define en esencia el alcance de los equipos de trabajo bien sea por niveles organizacionales: estratégico, táctico y operativo, o por esquemas de funcionamiento por procesos, áreas funcionales, redes y/o cargos; a la luz de las actividades claves de los procesos o decisiones críticas. 
Son los líderes de Macroproceso los únicos facultados para crearlos, modificarlos o desactivarlos, bajo requisitos y condiciones que el procedimiento establecerá.
Beneficios:

  • Aterriza y clarifica atribuciones de los cargos, además de  visualizar su aporte en la operación. 
  • Exalta la importancia de los PROCESOS, siempre, están por encima de los líderes funcionales.
  • Evita redundancias, entre los procesos y las tradicionales cartas descriptivas o manuales de funciones.
  • Facilita la interacción y articulación entre los diferentes actores: proveedores y clientes internos (Acuerdos de Niveles de Servicio).
  • Clarifica el valor del conocimiento de las personas y de los cargos.

Aspectos Metodológicos

Matriz de Relacionamiento y Levantamiento de Información 

Matriz de Relacionamiento y Levantamiento de Información

 

 

 Entrevista de Profundización

Mesas Técnicas

Son grupos de trabajo conformados por líderes y actores de los procesos de las Rectorías, Vicerrectorías y Centro Regionales, encargados en desarrollar la metodología de levantamiento y/o mejora de los procesos que cumplan los Requisitos del Cliente, el Plan de Desarrollo, los Factores de Acreditación, la Norma ISO 9001:2015 y los Requisitos Normativos de la Institución, generando un proceso ágil y eficaz para el logro de la estrategia  de UNIMINUTO y el mejoramiento de la Cadena de Valor, bajo la metodología de Seis Sigma.

 

¿Quién la Patrocina? Es el Sponsor líder del macroproceso de Servicios Integrados quien preside la mesa e indica el alcance e importancia del proceso y lo aprueba  


¿Quién la lidera? Es el champion responsables de desarrollar la metodología de levantamiento y/o mejora de procesos, exponiendo los lineamientos y directrices del modelo de operación.


¿Quién la asesora? Es el experto técnico que emite un concepto acerca del proceso.


¿Quién la ejecuta? Los líderes y actores de las actividades establecidas en el proceso a nivel de Rectoría, Vicerrectoría y Centro Regionales.


¿Quién la recomienda técnicamente? Los responsables de aceptar los producto o resultado del proceso con base a las actividades establecidas en la caracterización del mismos.


¿Quién es informado y capacitado? Los líderes y actores que reciben los productos o resultados obtenidos del proceso. 

 

Análisis Estructurado SIPOC

Definición:  Es una eficaz herramienta de rastreo levantamiento y análisis de procesos.
Cómo Funciona: Registra la secuencia en que se presentan los distintos proveedores de un proceso, los insumos que dan origen a las tareas, las actividades específicas que se ejecutan, los productos que produce el proceso y los clientes finales.
Requisitos: Haber completado el inventario y el análisis completo de los documentos e informes que intervienen en el proceso.

Mejoramiento y Optimización -Seis Sigma

Definición: Seis Sigma es una disciplina, metodológica estandarizada soportada en herramientas analíticas que tiene como principio el liderazgo integrado para generar esfuerzo de mejora a través del equipo de trabajo empoderado.
Objetivo: Reducir la variabilidad en los procesos que conlleva a reducciones significativas de costos, eliminar bloqueos e impulsar la creación de valor.
Desarrollo: Participación activa de los diferentes actores y líderes claves que toman de decisiones en diferentes procesos clave que generen impacto con los siguientes pasos:   Definir un proyecto de corto plazo y de gran impacto para la compañía que rompa con el status quo, potencie la participación multidisciplinaria y alcance metas altas.
 

  • Medir las actividades y procesos críticos de calidad que concuerde con los requerimientos del cliente, eliminen lo que no genera valor e impulsen el crecimiento. 
  • Analizar el problema raíz y las causas que lo originan llegando a conceptualizar un plan de acción creíble y alcanzable por todos. 
  • Implementar cambios, acotados en pruebas piloto, que mejoren la situación e incorporen nuevos modelos de gestión en el día a día de la Compañía.
  • Controlar y estandarizar el nuevo quehacer de la compañía replicando las lecciones aprendidas en nuevas áreas.

 

 Matriz RASCI

Modelo de Gobierno